Flere hundre Schibsted-ansatte i Norge har fått arbeidskontrakter som er produsert digitalt og automatisk. Erfaringene har vært gode, og nå skal arbeidet med kontraktene også automatiseres for de svenske Schibsted-ansatte.

- Den ene fordelen er at vi sparer tid og den andre er at konsernet ganske enkelt får bedre kontroll på kontraktene, sier Marit Sjetne Andersen som leder HR-service i Schibsted Norge.

Land og strand rundt

– Det tar mye tid å få en arbeidskontrakt signert av alle parter. Jeg har sittet i jobber hvor vi har måttet sende avtaler land og strand rundt. Bare det kunne ta flere uker, sier Andersen.

Nå som jobben gjøres papirløst, og man bruker elektronisk signatur, går prosessen fortere.

Tidligere hadde Schibsted et skjemasystem. Den lokale lederen som hadde ansatt en ny medarbeider, måtte sende en bestilling for å få en kontrakt. Nå får lederen i stedet et sett med spørsmål å svare på. Resultatet blir en ferdig kontrakt.

HR-avdelingen i konsernet kontrollerer den fremdeles, men garanterer at den er ferdigsjekket og klar til signering innen 24 timer. Nøyaktig hvor mange arbeidstimer automatiseringen sparer, kan ikke Andersen svare på.

Men tidligere kunne det gå tre–fire uker fra arbeidet med en kontrakt begynte til den var ferdig underskrevet hos alle. Nå går det altså unna på et døgn.

Maks et kvarter

Man tjener ikke penger på å lage en kontrakt, men man sparer mye administrasjonsarbeid når det hele skjer digitalt.

– Når det er tydelig hvem som gjør hva, så blir arbeidsinnsatsen du legger ned, mindre. Jeg kan ikke tenke meg at det tar mer enn 15 minutter å fylle ut skjemaet, når du sitter på all informasjonen, sier Andersen.

– 15 minutter? Det høres lenge ut, repliserer advokat Julie Piil Lorentzen hos Wiersholm.

Advokatfirmaet har hjulpet Schibsted med å utvikle den automatiserte kontraktløsningen.

– Nå er den på vei inn hos flere av klientene våre, sammen med også på andre typer avtaler, sier Wiersholm-partner Christel Søreide.

Ikke bare programvare

Andersen mener det er viktig og riktig å ha med seg advokatfirmaet når man utvikler en slik løsning.

– Det juridiske i kontraktene er kjernekompetansen deres, sier hun.

Det er fornuftig å samarbeide med advokatene og ikke bare handle fra en programvareleverandør.

– Det handler om å gjøre avtalene så rene og pene som mulig. Det kan være avtaler som vi inngår med en nyansatt, men som ikke nødvendigvis skal inn i kontrakten. Avtaler kan være så mangt, og det kan være snakk om alt fra «sign on fee» til ekstra goder, men det er veldig forskjell mellom å gi en ting og kontraktfeste det, sier hun.

Store forskjeller

Forskjellene i kontraktstyper og vilkår er store mellom forskjellige selskaper og forskjellige stillinger i et konsern som Schibsted med nærmere 4.000 ansatte i Norge.

– Hvis et selskap skal inngå en lederavtale, er det noen typer bestemmelser og noe innhold som skal inn, men som absolutt ikke passer hvis du skal inngå avtale med en grafiker, sier Søreide.

FLERE BRUKSOMRÅDER: Kunnskapen Wiersholm har opparbeidet seg når de jobbet for Schibsted, mener partner Christel Søreide at advokatfirmaet kan bruke når man skal lage automatiserte kontrakter for andre klienter. Foto: WIERSHOLM

Arbeidstid er et eksempel. Ledere har gjerne en særlig uavhengig stilling som ikke skal ha med de vanlige detaljene om arbeidstid og overtid. En journalist har en helt annen arbeidstidsordning.

– Variablene i kontaktene vil avhenge av både juridiske og kommersielle vurderinger, sier Julie Piil Lorentzen.

Noen ganger er det slik at «hvis du svarer dette, så må du juridisk sett også få dette spørsmålet». Andre steder er det slik at ett selskap i konsernet bruker konkurranseklausuler, men ikke et annet.

– Det som også effektiviserer, er når du har lagt inn en type opplysning én gang, så fylles den inn alle stedene i kontrakten der den hører hjemme. Du trenger ikke å svare på stillingstittel flere ganger, sier hun.

Bedre kontroll

Lorentzen trekker frem at en automatisk løsning gjør at et konsern får bedre kontroll på avtaleverket sitt.

- Du hindrer at du har mange forskjellige versjoner av samme avtale på forskjellige steder i virksomheten. Verktøyet reduserer faren for feil, sier hun.

Det kjenner Schibsteds konsernadvokat Lars Kristian Nørgaard seg igjen i.

– Alle skal ha riktige kontrakter. Dessuten får vi mye bedre metadata. Jeg kan følge med på hvor mange midlertidige kontrakter vi skriver ut en måned, sier han.

Nørgaard gikk runder med mange og prøvde å samarbeide om automatisering med et nystartet jus- og teknologifirma før han gikk tilbake til advokatbransjen.

– Mange vil nok kjenne igjen at det sitter ledere og HR rundt omkring med egne maler på sin egen PC, som de så klipper og limer fra, sier Søreide.

Da dukker spørsmålet opp om hva som skal inn og ut, og det blir gjort feil.

- Så gjøres det kanskje endringer sentralt, men det er vanskelig å sikre seg at forbedringer og endringer blir tatt i bruk i organisasjonen, sier hun.

Når løsningen er digital og automatisk, settes også endringer i regelverket og forbedringer ut i livet med én gang i hele konsernet.

Flere typer dokumenter

Søreide ser at mange klienter er opptatt av å få automatisert dokumenter og kontrakter. Aksjonæravtaler og selskapsdokumenter er andre eksempler som ofte er malbaserte og som dermed egner seg godt for automatisering.

Selv arbeider hun spesielt med arbeidsrett. Sluttavtaler og permitteringsvarsler er da andre eksempler. Hun mener en slik automatisert løsning er en ny og bedre måte for Wiersholm å levere tjenester på.

– Vi gjør en juridisk gjennomgang av kontraktene, kvalitetssikrer innholdet i verktøyet og følger med og oppdaterer hver gang det er noe som tilsier det. I tillegg legger vi inn hjelpetekst til spørreskjemaet, sier hun.

Dermed får den som fyller ut spørsmålene, automatisk rådgivning.

– Det skjer på en mye mer brukervennlig måte enn om vi sender av gårde en Word-mal, sier Søreide.