Etter ti år i Regjeringsadvokaten og ti år som juridisk direktør i Pareto Securities har Ole Christian Borge flere ganger måttet møte opp i retten for å forsvare verdipapirforetaket fra erstatningskrav.
Nå har han sagt opp jobben, og i august begynte han som partner i advokatfirmaet Selmer. Borge er tilknyttet tvist og prosedyre, med særskilt kunnskap om hvordan man kan unngå å bli saksøkt.
– En vesentlig del av arbeidet mitt i Pareto Securities var å lage gode systemer og rutiner for å kunne dokumentere at vi har opptrådt korrekt. Hvis kunder, tilsynsmyndigheter eller andre reiste spørsmål omkring vår atferd, kunne vi dokumentere hva som hadde skjedd og hvordan vi hadde tenkt. Det er en stor fordel, sier han.
Gode rutiner
I all hovedsak handler slike rutiner om å dokumentere gode vurderinger i sanntid. Lag notater, ha sjekklister og skriv oppsummering av møter i eposter.
Det råder han alle typer virksomheter til å gjøre. Det er like aktuelt for et entreprenørselskap eller en IT-leverandør som for et verdipapirforetak.
Tips til å forberede seg mot fremtige søksmål
Dokumenter er kritiske vurderinger i «sanntid»: Skriv møtereferater. Oppsummer kritiske samtaler i epost og lagre sentrale epost i undermapper slik at de blir tatt vare på og lette å finne igjen.
I en rettssak vil man bli pålagt å legge frem mye interndokumentasjon: Skap en kultur der man uttaler seg presist, unngår sleivspark og nedfeller sentrale vurderinger i epost.
Styreposisjoner er utsatte: Mange styrer er forsikret, og dette virker prosessdrivende. Sørg for å dokumentere egen aktsomhet gjennom utfyllende styreprotokoller og epost med ledelsen er det kommer frem at man har stilt de riktige spørsmålene. Dette er særlig viktig om man er i økonomisk hardt vær.
– Hvis hestene bites, uavhengig av hvilken bransje man tilhører, må man i en rettssak vise at man har opptrådt riktig og aktsomt. Høyesterett har ofte uttalt at det er de begivenhetsnære bevis tillegges størst vekt. Dette er bevis som kan vise hvordan man handlet og tenkte da forholdene som danner grunnlag for tvisten oppsto. Etterfølgende bevis, som for eksempel vitneprov og ekspertvurderinger, har mindre vekt, fordi slik lett vil være farget av partenes posisjoner i tvisten, sier han.
Etterpåklokskap
Borge understreker at selv om man har gode rutiner, kan det være vanskelig å unngå retten dersom andre mener man har gjort noe galt. Fordelen er at man da sitter på god dokumentasjon.
– Har man ved en korsvei valgt alternativ én i stedet for alternativ to og det viser seg feil, er det etterpåklokskap å si at man burde tenkt på og valgt alternativ to. Har man dokumentert hele prosessen kan man vise at man faktisk vurderte alternativ to også, men falt ned på alternativ én etter å ha tenkt seg om, sier han.
Han legger til at etterpåklokskap blir vesentlig vanskeligere å påberope seg i en slik situasjon.
– Et ekspertvitne kommer lett til kort mot en fem år gammel epost som viser at man sto overfor en vanskelig vurdering og gjorde så godt man kunne der og da.
At man dokumenterer egen atferd gjør man selv også blir mer bevisst, mener Borge.
– Verdipapirforetakene lever på utstilling i den forstand at du må tape mobiltelefner og lagre all epost. Mange kunne tro det er skummelt, men det er faktisk et godt hjelpemiddel når man skal til bunns i saken. I lys av rettssakene Pareto har vært gjennom har selskapet også brukt mye tid på å tenke ut hvordan man i enda større grad kan dokumentere egen aktsomhet, sier han.
Typiske fallgruver
Som Finansavisen har skrevet tidligere, har det vært en ekstrem økning i antallet saker om styreansvar de seneste 10–15 årene.
I 2018 var det mer enn 105 saker registrert i rettssystemet.
– Hvilke råd har du til styremedlemmer for å forebygge et fremtidig søksmål?
–Det er viktig å jobbe med styreprotokollen og vise at man er på ballen. Administrasjonen bør hjelpe styret til å stille de riktige spørsmålene, for eksempel sørge for at GDPR kommer høyt på styrets agenda, sier han.
I tillegg til personvernforordningen GDPR nevner han hvitvaskingsloven og arbeidsmiljøloven som typiske fallgruver.
– Disse lovverkene er det mange bedrifter som blir påvirket av. Styret må be om redegjørelser og dokumentere opp gjennom styreprotokollen at man bryr seg om områdene som typisk kan bli problematiske. Ikke minst gjelder dette hvis selskapet er i hardt vær økonomisk.
Saksøkt flere ganger
I Pareto Securities har Borge stått i front i to tvister bare det siste året. Ifjor saksøkte syv investorer meglerhuset for til sammen 210 millioner kroner. Pareto ble dømt til å betale dem tilbake 89 millioner kroner i erstatning for tapte inntekter, men de fikk ikke medhold i kravet om å bli kompensert for tapt avkastning på beløpet.
Søksmålet kom på bakgrunn av meglerhusets rolle i salget av aksjer i gullgruveselskapet Crew til det russiske stålselskapet Severstal.
Pareto Securities måtte tåle hard kritikk i dommen, blant annet er står at en avtale som ble sendt ut til investorene var et brudd på verdipapirhandellovens formål om «sikker, ordnet og effektiv handel». Dommen er anket.
Anket er også en dom fra i vår, der Pareto Securities vant på alle punkter. Her var det den britiske banken Investec Bank som hevdet seg ført bak lyset av meglerhuset, og som krevde 380 millioner.
– Det har vært viktig for Pareto å opparbeide gode rutiner, men bare det siste året har meglerhuset blitt saksøkt to ganger. Hvilke tanker har du om det?
–I lys av antall transaksjoner som gjennomføres er søksmålsantallet veldig lavt, men det skjer fra tid til annen. Pareto Securities er landets største selvstendige verdipapirforetak med rundt 200 transaksjoner i året. Utstederne trenger pengene for en grunn. Dette er ofte høyrisikoprosjekter og noen vil gå over overende. Det vil ikke være noe å hente hos selskapet. Da er det ikke så rart at noen investorer vil vurdere om tilretteleggerne har opptrådt korrekt og velger å saksøke dem. Her vil det kunne være penger å hente, sier Borge.
Mer omfattende saker
– Hva er det viktigste du har lært fra Pareto-tiden?
– Å være sannhetssøkende og å kunne dokumentere at man der og da ønsket å gjøre de riktige tingene. Det er også viktig å være selvkritisk til egne arbeidsstrømmer og hele tiden tenke hvordan man kan gjøre dem mer robuste. Disse holdningene var heldigvis direktivet helt fra toppen av selskapet og nedover, sier han.
En bieffekt er at mer skriftlig dokumentasjon i retten gir mer omfattende saker, tilføyer han.
– Eposter har bidratt til at rettssaker nå gjerne tar tre uker i stedet for tre dager. Men igjen, det fine med eposter er at man kan vise sanntidsinformasjon. Ord mot ord blant vitner er svakere bevis. Det er veldig sjeldent et vitne tipper en rettssak, sier han.
